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      人力資源信息化建設(HRIS)

      一、才博咨詢關于人力資源信息化系統的功能模塊與作用簡述(咨詢案例)image.png

      <一>人力資源信息化系統的功能模塊

      一>規劃決策

      在現代企業管理中,為了應付頻繁的企業重組及人事變動,企業的管理者可以運用人力資源信息系統,方便地編制本企業的組織結構和人員結構規劃方案,通過各種方案在系統中的比較的模擬評估,產生各種方案的結果數據,并通過直觀的圖形用戶界面,為管理者最終決策提供輔助支持,使企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。除此之外,人力資源規劃還可制定職務模型,包括職位要求、升遷路徑和培訓計劃,根據擔任該職位員工的資格和條件,系統會提出針對本員工的一系列培訓建議,一旦機構改組或職位變動,系統會提出一系列的職位變動和升遷建議。以上規劃一旦被確認,現有結構會方便地被替換。

      二>時間管理

      根據本國或當地的日歷,靈活安排企業的運作時間以及勞動力的作息時間表;對員工加班、作業輪班、員工假期、以及員工作業頂替等作出一套周密的安排;與員工薪資、獎金有關的時間數據會在薪資系統和成本核算中作進一步處理。時間管理作為整體系統中的一個組成部分,而這個系統可以對人力資源管理系統的規劃、控制和管理過程提供支持,為行政主管節省了大量時間。

      三>資源體系

      通訊領域的革命,為商業信息系統的變化起到了催化劑的作用。成熟的Internet/Intranet技術使網絡時代的人力資源管理工作提出了全新的挑戰。長期以來,人力資源管理一直跟不上技術的發展。如今網絡卻使這個最貼近員工的部門給人帶來力量。許多公司把一些人力資源資料如職位空缺、福利信息等輸入企業內部網。人力資源部門并沒有停留在用網絡向員工單向發布信息上,而是著手創設完善的互動式軟件,可以讓員工填表,從數據庫中獲取個人信息、甚至在網絡上掂量各種福利項目的長短。人力資源管理在網絡時代將賦予全新的思維。必將形成全新的運作模式。

      傳統的管理模式正受到電子商務的飛速發展的強大沖擊,公司將出現一些全新的部門及職位,數據開采中心,顧客服務中心,網絡直銷中心,物流服務中心,員工關系中心將成為公司的核心部門,由于信息溝通及處理便捷,使得公司管理層次將大大減少,扁平式,矩陣式的組織架構將成為多數公司的組織架構的模式,項目管理小組也更為風行,在線合作將成為工作中最常見也有效的一種工作方式;虛擬經理將成為公司勞動力構成的一部分。

      四>招聘管理

      網上招聘已顯示出巨大的威力,大多數的公司都能體會到網上招聘的效率,招聘高級人才就要使用獵頭招聘了。企業可以通過Internet向外界發布招聘信息,應聘者可以根據興趣選擇空缺職位,輸入必要的應聘者信息。應聘者申請一經成立,申請人就獲得一個個人編號和密碼。申請者可以追蹤求職申請狀況,查詢應聘的處理過程。公司可以建立自己的人才資源庫,在公司內部網絡化的招聘管理系統將大大提高你的效率。網絡可以幫你尋找符合你條件的求職者,世界上每個角落的人才也有機會了解你的招聘信息,你可以測評選擇你公司的應征者,可以很快得到一份詳盡的人才分析報告。在招聘的后臺處理系統里,你可以更快得到更多的招聘工作分析報表。

      五>在線評估

      由于網絡將原來遙遠的距離拉近,主管可以很快看到每個來自各地的下屬定期遞交的工作進行指導及監督。評估及述職也在網絡中實現,員工的工作地點已經不是很重要了。只要具備工作條件,他只需按計劃去完成工作就可以了,員工的滿意度將大大提高。在線評估系統實時錄入公司所有員工評估資料,其強大的后臺處理功能將出具各種分析報告,為公司的管理改進提供及時的依據。

      六>在線培訓

      以網絡為基線的虛擬學習中心將在一些大公司或專業的機構涌現,在線培訓使得學習成為一個實時、全時的過程。公司的培訓成本將大大降低,人力資源部更重要的工作將是強調員工要協作學習,自我管理,自我激勵,并設計好及時有效的培訓評估體系以保證培訓的效果。公司將在線教育培訓計劃分布在網絡上,員工均可更自由地選擇自己想修的課程。未來網絡大學也將提供各種適合社會需要的課程,包括專業為企業而設計的技術及管理課程。

      七>員工關系

      網絡使得信息溝通更為直接、廣泛、有效/在公司內部網上,可以建有員工的個人主頁,可以有BBS論壇,聊天室,建議區,公告欄,經及公司各管理層的郵箱,員工間的溝通、住處及資源的共享使得工作率大大提高。

      在內部管理方面,Intranet更加方便了員工交流,他們能夠查找其它員工的電話號碼、傳真號碼、房間號碼、同事照片和email地址。員工可以通過Intranet隨時查詢有關他本人的工時出勤記錄、工資情況、差旅申請及費用。通過這種自助式服務,雇員甚至可以修改本人的數據,這就意味著人事部門從繁重的、耗時的工作中解放出來,可以把精力集中到更高層的政策性工作中去。

      使用HRIS自助服務除了更加簡便快捷之外,當然還有成本的問題。但這種節約成本的潛力還不止在運用軟件的過程中。雖然還沒有確切的數字表明企業內部網為人力資源部門節約了多少費用,但從其它自我服務技術提供的數據中便可見一斑了。比如,藥品生產商莫克公司分析了人力資源部門使用信息工作站和互動式語音反饋系統(能提供某些企業內部網功能的各種技術)前后的費用。結果發現,人力資源部門員工親自處理一項業務要花.96,讓他跟蹤并改正錯誤要花8;相比之下,自我服務技術每項業務只需.32。如果錯誤由出錯的員工自己改,改錯的費用也可全節省下來。

      將人力資源部門的員工從上傳下達角色中解脫出來,讓他們能放眼更為宏大的事情,如戰略規劃、企業組織發展等是HRIS自助服務更勝一籌的益處。

      八>自動管理

      由于企業的HR管理往往隨著市場和公司自身的不斷變化而不斷變化, HR的管理越來越需要一種行之有效,性價比最高的管理分析模式或工具來滿足這種業已變化的需求。

      工作流的自動化管理(Automation work flow)正是滿足這種企業管理的需求,同時也徹底改變了人們收集和發布信息的方式,而它也正是優秀的HRIS所應該提供的重要工具之一。

      自動化管理的概念

      自動化管理主要是為企業每項工作進行流程分析,綜合起來即為企業的業務流程,相應的信息流,資金流,以及物流的分析。一般的操作方法為從上至下,先確定好企業的整體目標,然后將目標分解,并分解為完成目標所需做的工作,再配合于相應的部門及人員。每個崗位人員的主要工作內容,工作流程,以及該崗位人員的素質要求。

      自動化管理的原則

      達成目標為第一原則

      員工滿意

      簡化,及時,數據完整,準確

      對人力資源產生增值的價值,包括簡化培訓的投入,減少招聘的支出,減少評估的盲目性

      數據信息共享

      自動化管理與辦公自動化

      自動化管理是一個BPR(業務流程重組)的過程

      自動化管理是一個簡化工作的過程

      自動化管理是無紙化辦公的前提

      自動化管理與培訓需求調查以及績效評估

      自動化管理可以發現企業的缺陷與人員的強弱

      自動化管理可以衡量每一業務單位的主要績效

      自動化管理的好處

      員工增加士氣,生產率,和工作滿意

      人力資源部:減少行政上的負擔,注重對全局的有重大意義的工作

      隨時進行新的工作流

      業務部門減少了時間,成本,效率提高

      能夠發現組織及人員的不足之處,及時糾正

      人力資源信息系統的量化指標(System integration)

      HRIS量化的指標除了提高員工滿意率和員工人均產值等基本的方面以外,在企業的價值鏈中,人力資源管理起著重要的支持作用,人力資源管理是否為公司的核心業務流程(研發、銷售、制造、服務等)提供了資源支持,其價值如何,也是一個重要的評價標準。

      HRIS提供可靠的數據給其它的相對獨立的系統,同時可以獲取相關系統的功能或數據供HRIS使用。這些必要而且有益的工具和方式大大延長了HRIS的壽命,從而改進了工作流程,給用戶提供了更多的功能。

      所謂電子化代理軟件是另外一種HRIS于其它系統相結合的典型例子,這些電子化代理軟件可以回答電話、處理事務、自動發送郵件從而收集和發布數據。電子化代理軟件幾乎可以作每件事情:從通過自動郵件作相關提醒到通過IVR收集招聘的信息。

      對公司所有人力資源數據的開采將成為HRIS的一項主要工作。實時的公司人才知識結構分析,招聘管理分析,評估分析,培訓分析。薪資福利系統分析,組織管理水平分析都需要專業的人員去對你的數據庫進行開采,更好地挖掘、開發、管理人力資源。你的人力資源不僅僅局限于你公司的員工,而是網絡時代的所有人力資源。

      相信HRIS并同公司的財務、物流等系統一定會組成高效的、具有高度集成性的企業資源管理系統。

      不要實施HRIS,除非您理解您的業務

      為了決定你需要什么樣的HRIS,你必須首先回答一些基本的問題。如果你不能充分理解你的業務,你就無法真正知道HRIS在哪里可以幫助你。在這樣的過程中,你可能需要一個專家或者顧問來幫你理順你的業務,但首先你必須對自己要誠實。

      大多數的HR人員認為他們已經對他們的業務非常了解,其實事實并非如此,尤其是在中小型的企業中。評估業務,理順業務處理的方式甚至作一些業務處理上的調整將是一個成功的HRIS的關鍵。

      <二>人力資源信息化系統的作用image.png

      一>為人和資源規劃建立人事檔案

      人事檔案既可以用來估計目前勞動力的知識、技術、能力、經驗和職業抱負,又可用來對未來的人力資源需要進行預測。這兩種信息必須互相補充,否則對人力資源規劃是無用的。例如:如果不以組織內現有人員狀況為基礎作出的預測,顯然對組織是無用的。并且我們也只有對未來人員的數量、技術及經驗等有所了解,方能制定行動規劃去解決預計的問題。

      二>通過人事檔案對一些概念加以說明

      如晉升人選的確定、對特殊項目的工作分配、工作調動、培訓;肯定性行動規劃和報告、工資獎勵計劃、職業生涯計劃和組織結構分析。這些工作的完成都必須依靠人力資源信息系統。

      三>可以為領導者決策提供各種報告

      如用于日常管理的工作性報告:包括崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機構和一些指定單位提供規定性的報告和用于組織內部研究的分析性報告,以表明勞動力在各個部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分布,按消費水平劃分的雇員福利情況,也可表明錄用新職工的測驗分數與工作績效考核分數之間統計關系的有效性研究等等??傊?,人力資源信息系統,是人力資源管理中的一項基礎性工作,它可為決策者提供許多必不可少的決策信息,使管理和決策更加科學化和更符合實際。

      二、才博咨詢關于人力資源信息化建設(HRIS)模型例子(咨詢案例)image.pngimage.png

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